Política de cancelación

Aviso de cancelación por tipo de vehículo

Los plazos de aviso de cancelación se determinan según el tipo de vehículo reservado. Las cancelaciones deben enviarse por escrito, por correo electrónico o a través de su portal de cliente.

Sedanes y SUV — aviso de 24 horas

Los sedanes ejecutivos y los SUV de lujo pueden cancelarse sin cargo si se avisa con al menos 24 horas de antelación a la hora de recogida programada.

Incluye Mercedes Clase S, Suburban y vehículos similares.

Furgonetas y microbuses — aviso de 48 horas

Las reservas de furgonetas y microbuses requieren un aviso mínimo de 48 horas para cancelar sin cargo, debido a la disponibilidad limitada de la flota y a los requisitos de programación.

Incluye furgonetas Sprinter y microbuses de 23 a 40 pasajeros.

Autocares — aviso de 7 días

Las reservas de autocares de gran tamaño requieren un aviso de 7 días. Estos vehículos implican una planificación logística considerable, la programación de conductores y un compromiso anticipado.

Incluye autocares de 41 a 56 pasajeros.

Coordinadores y facilitadores de eventos — aviso de 7 días

El personal de coordinación de eventos y facilitación del transporte requiere un aviso de 7 días debido a la programación de personal y la preparación de los eventos.

Incluye coordinadores in situ y responsables de transporte.

Acreditación de seguridad y viajes con credenciales

Para los viajes que requieren el envío previo de la información del conductor (instalaciones gubernamentales, embajadas, bases militares, recintos seguros, etc.), el plazo de aviso de cancelación se amplía automáticamente para coincidir con la fecha límite de presentación de las credenciales del conductor. Una vez enviada la información del conductor al cliente o al recinto para su acreditación, se aplican cargos de cancelación.

Ejemplo: si un cliente exige las credenciales del conductor con tres días de antelación, el plazo de cancelación pasa a ser de tres días, independientemente del tipo de vehículo, para gestionar adecuadamente el compromiso y la programación del chofer.

Cargos por cancelación

Cuando las cancelaciones se producen dentro del plazo de aviso requerido, se aplican los siguientes cargos:

• Cancelaciones con menos del aviso requerido: 100 % de la tarifa confirmada.
• Ausencias sin comunicación previa: 100 % de la tarifa confirmada.
• Cancelación parcial de reservas de varios vehículos: tarifa ajustada en consecuencia.
• Modificaciones de la hora de recogida o del destino: sin cargo cuando podamos acomodarlas.

Solicitudes de cambio de última hora

Entendemos que pueden surgir cambios de última hora, y siempre haremos todo lo posible por acomodarlos. Nuestros horarios se preparan con 24 horas de antelación, asignando cuidadosamente cada chofer y vehículo a su reserva: esta planificación anticipada es lo que nos permite ofrecer el servicio fluido y fiable que usted espera.

Como nuestros horarios suelen cerrarse 24 horas antes de la recogida, las solicitudes de cambio realizadas dentro de las 12 horas pueden ser difíciles de atender. Aunque haremos todo lo posible por ajustar u organizar otro chofer, no se puede garantizar la disponibilidad. Si no podemos acomodar sus cambios, su reserva original seguirá vigente y se aplicará la tarifa confirmada completa. Para darnos la mejor oportunidad de atenderle, envíe cualquier modificación al menos 12 horas antes de la recogida programada.

Disposiciones por retraso o cancelación de vuelos

Para las recogidas en el aeropuerto, supervisamos el estado de los vuelos y ajustamos automáticamente las horas de recogida. No se aplican cargos de cancelación cuando los vuelos se retrasan, desvían o cancelan por parte de la aerolínea. Los cargos por tiempo de espera comienzan 15 minutos después del aterrizaje (30 minutos para aviación privada / FBO). Asegúrese de que su reserva incluya información de vuelo precisa.

Reservas para eventos especiales

Los eventos de alta demanda pueden requerir un aviso de cancelación ampliado más allá de los plazos estándar por tipo de vehículo, debido a la disponibilidad limitada y al compromiso anticipado de recursos. Los términos específicos se comunican en el momento de la confirmación de la reserva.

Los eventos con políticas de cancelación modificadas incluyen la Investidura Presidencial, las reuniones del Banco Mundial / FMI, la Fórmula 1, la Super Bowl, las cenas de Estado y las grandes conferencias.

Procesamiento de reembolsos

Los reembolsos aprobados de reservas prepagadas se procesan en un plazo de 5 a 7 días hábiles al método de pago original. Las cuentas corporativas con condiciones de facturación establecidas recibirán un crédito aplicado al saldo de su cuenta.

Condiciones meteorológicas y de emergencia

En caso de condiciones meteorológicas severas, emergencias declaradas por las autoridades o circunstancias que comprometan la seguridad del transporte, las reservas podrán cancelarse o reprogramarse sin penalización por cualquiera de las partes. Haremos todo lo razonablemente posible por prestar el servicio o disponer soluciones alternativas cuando las condiciones lo permitan.

Tarifas y cargos adicionales

Las siguientes tarifas pueden aplicarse a su reserva además de la tarifa base. Todas las tarifas se detallan en su estado de facturación.

Tiempo de espera (solo trayectos de ida)

El tiempo de espera es el período entre la hora de recogida programada y el momento en que usted sube al vehículo. Se cobra en intervalos de 15 minutos para compensar el tiempo del chófer mientras el vehículo permanece estacionado.

• Recogidas en aeropuerto: el conteo comienza 15 minutos después del aterrizaje de la aeronave.
• Recogidas en FBO: el conteo comienza 30 minutos después del aterrizaje de la aeronave.

Consejo: solicite la llegada del chófer entre 15–45 minutos después del aterrizaje para reducir los cargos por espera.

Tarifas de posicionamiento (garaje a garaje)

Su reserva refleja la dedicación completa del chófer — desde que sale hacia su lugar de recogida hasta su regreso después de dejarle en su destino. Esto garantiza que su vehículo y su chófer estén dedicados exclusivamente a su servicio.

Para las reservas por horas, se aplica una tarifa mínima de posicionamiento de 1 hora. Para los trayectos de ida, las tarifas de posicionamiento solo se aplican cuando tanto la recogida como el destino se encuentran fuera de nuestra zona de servicio principal.

Tarifas por paradas adicionales (solo trayectos de ida)

Una parada es cualquier ubicación intermedia entre su punto de recogida y su destino final donde el vehículo se detiene para recoger o dejar pasajeros, o para una gestión breve. Cada parada incluye un período de cortesía de 5 minutos.

• Sedán ejecutivo: $25
• SUV ejecutivo: $30
• SUV de lujo: $45
• Sedán de lujo: $55

Máximo de 2 paradas por traslado; las paradas adicionales requieren una reserva por horas.

Tarifa por horario temprano / tardío — $40

Se aplica a todas las reservas con hora de recogida entre la medianoche (00:00) y las 6:00 AM. Compensa a los chóferes por trabajar durante el horario nocturno, cuando normalmente se espera que descansen.

Recargo por días festivos — 25% de la tarifa

Se aplica a los viajes realizados en los principales días festivos de EE. UU.: Año Nuevo, Memorial Day, 4 de Julio, Labor Day, Día de Acción de Gracias y Navidad. Compensa a los chóferes por trabajar en días festivos que de otro modo pasarían con sus familias. El recargo se calcula sobre la tarifa, los cargos por paradas y el tiempo de espera.

Asiento de seguridad infantil — $40 por asiento

Hay asientos para bebés y niños pequeños disponibles bajo petición, sujetos a inventario. Este cargo cubre el costo de mantenimiento y desinfección de los asientos entre usos. Los padres y tutores son responsables de la instalación; los chóferes no pueden instalar asientos infantiles debido a restricciones del seguro de responsabilidad civil.

Meet & Greet — $25

Su chófer ingresa a la terminal del aeropuerto y le recibe en la zona de recogida de equipaje o de llegadas con un cartel con su nombre, y le asiste con el equipaje. El servicio estándar es la recogida en la acera de la zona de llegadas, en el exterior de la terminal.

Posicionamiento en FBO — $40

Se aplica a todos los trayectos de ida con recogida en una terminal de aviación privada (Fixed Base Operator). Dado que los horarios de llegada de las aeronaves privadas pueden variar, su chófer se posiciona en el FBO 30 minutos antes de la llegada prevista para garantizar que esté listo cuando usted aterrice.

Tarifas aeroportuarias — varían según el aeropuerto

Los aeropuertos cobran a los proveedores de transporte terrestre por el acceso a sus instalaciones. Estas tarifas obligatorias se trasladan al cliente para cubrir permisos aeroportuarios, cargos de acceso y regulaciones de vehículos comerciales. Ejemplo: $10 para DCA e IAD.

Peajes y estacionamiento — a costo

Cualquier cargo por peajes (incluido E-ZPass) o por estacionamiento incurrido durante su viaje se traslada a costo. Esto incluye los peajes en las rutas hacia y desde sus ubicaciones, y el estacionamiento cuando el chófer debe dejar el vehículo (p. ej., meet & greet, acceso a edificios).

Recargo H.C.S.A. — 10–50%

Recargo por área de servicio de alto costo (High Cost Service Area), aplicado al servicio en determinadas ciudades y mercados. Este recargo cubre una mayor remuneración de los conductores, mayores costos operativos y primas de seguro más elevadas en estas regiones.

Resumen de facturación

Todos los cargos y tarifas aplicables se detallan en su estado de facturación. Algunos cargos — como peajes, estacionamiento y tiempo de espera — pueden determinarse y añadirse después de completar el viaje. Todas las tarifas se calculan y facturan en dólares estadounidenses. Los impuestos aplicables se cobran según lo exija la ley.

Servicio por horas y horas extra

Para las reservas por horas, se aplican las siguientes reglas de facturación:

• Los servicios por horas se facturan a la tarifa horaria vigente del vehículo seleccionado.
• Los cargos finales se basan en la duración real del servicio más el tiempo de garaje a garaje (posicionamiento).
• El tiempo se redondea al siguiente incremento una vez transcurridos 7 minutos de cualquier período de facturación.

Sedanes y SUV — incrementos de 30 minutos. El tiempo se redondea a la siguiente media hora una vez superado el período de cortesía de 7 minutos. Ejemplo: 2 horas y 38 minutos se facturan como 3 horas.

Vans y autobuses — incrementos de 1 hora. Todos los servicios por horas de vans, minibuses y autocares se facturan en incrementos de 1 hora, redondeados a la siguiente hora completa una vez superado el período de cortesía de 7 minutos. Ejemplo: 4 horas y 12 minutos se facturan como 5 horas.

Horas extra vs. tiempo de espera

Horas extra (viajes por horas): cuando los clientes exceden las horas programadas (reservadas), se aplican cargos por horas extra. Las horas extra se facturan a la tarifa horaria del vehículo en los incrementos indicados anteriormente — 30 minutos para sedanes y SUV, 1 hora para vans y autobuses.

Tiempo de espera (trayectos de ida): los trayectos de ida se reservan del punto A al punto B a una hora de recogida específica — no existen horas extra. Si el cliente llega tarde a la recogida programada, se aplican cargos por tiempo de espera en incrementos de 15 minutos para compensar el tiempo del chófer mientras el vehículo permanece estacionado.

Cargos basados en el tiempo

Las tarifas de posicionamiento y los cargos por tiempo de espera se facturan en incrementos de 15 minutos, redondeando al siguiente incremento una vez transcurridos 7 minutos. Estos cargos son independientes de la facturación del servicio por horas.

Reglas de cargos por paradas

Las siguientes reglas se aplican a las paradas adicionales en trayectos de ida (tarifa fija):

• Los cargos por paradas se aplican únicamente a la tarifa fija — nunca al servicio por horas.
• Las paradas deben estar "en ruta" hacia el destino (misma dirección o zona general).
• Paradas en un área de servicio diferente (fuera de zona): Sedán ejecutivo $45, SUV ejecutivo $55, SUV de lujo $75, Sedán de lujo $95 — más el tiempo de espera una vez superado el período de cortesía de 5 minutos.
• Las paradas fuera de ruta durante un viaje de tarifa fija se cobran a la tarifa horaria vigente.
• Máximo de 2 paradas adicionales por traslado — más paradas requieren una reserva por horas.
• Si las direcciones de recogida y destino son la misma con una parada, se trata de un servicio de espera y regreso y debe reservarse por horas.
• No hay paradas gratuitas en las reservas de ida — los cargos por paradas se añaden automáticamente al reservar.

Políticas de servicio

• Política de no propinas: todos los precios incluyen la remuneración del conductor. Ni Monumental CLS ni nuestros chóferes aceptan propinas. Ninguna parte de los cargos constituye propina ni cargo por servicio.
• Objetos perdidos: Monumental CLS no se hace responsable de los objetos personales perdidos u olvidados en los vehículos.
• Artículos prohibidos: las bebidas alcohólicas, los envases de vidrio, fumar, las armas de fuego, los explosivos y los fuegos artificiales están prohibidos en todos los vehículos.
• Cambios de tarifas: todas las tarifas publicadas están sujetas a cambios sin previo aviso.

Resumen de plazos de cancelación

• Sedanes, SUV: aviso de 24 horas — 100% de la tarifa confirmada si se cancela dentro del plazo.
• Vans, minibuses: aviso de 48 horas — 100% de la tarifa confirmada si se cancela dentro del plazo.
• Autocares: aviso de 7 días — 100% de la tarifa confirmada si se cancela dentro del plazo.
• Coordinadores / facilitadores de eventos: aviso de 7 días — 100% de la tarifa confirmada si se cancela dentro del plazo.
• Eventos especiales: según lo especificado al reservar — 100% de la tarifa confirmada si se cancela dentro del plazo.
• Viajes con autorización de seguridad / acreditación: el plazo coincide con la fecha límite de entrega de la información del conductor — 100% de la tarifa confirmada si se cancela dentro del plazo.

Cómo cancelar una reserva

Todas las solicitudes de cancelación deben enviarse por escrito para garantizar la debida documentación y confirmación. Los métodos aceptados incluyen:

• Correo electrónico a reservations@moncls.com.
• A través de su portal de cliente en línea.
• Solicitud por escrito a través de su gestor de cuenta dedicado (cuentas corporativas).

Las cancelaciones telefónicas deben confirmarse por escrito en un plazo de 2 horas para considerarse válidas. Recibirá un número de confirmación de cancelación por correo electrónico.

Cálculo del plazo de aviso

El plazo de aviso de cancelación se calcula a partir de la hora de recogida programada, no de la fecha de la reserva. Todos los horarios se calculan en hora del Este (ET).

Por ejemplo, si su reserva de sedán está programada para el jueves a las 3:00 PM, debe cancelar antes del miércoles a las 3:00 PM para evitar cargos. Para un autocar programado para el sábado a las 9:00 AM, la cancelación debe recibirse antes de las 9:00 AM del sábado anterior (7 días completos de antelación).

Reservas de varios vehículos

Cuando una reserva incluye varios tipos de vehículos, cada vehículo está sujeto a sus propios términos de cancelación según su tipo. Por ejemplo, una reserva con 2 SUV y 1 van tiene un plazo de cancelación de 24 horas para los SUV y de 48 horas para la van.

• Reducir el número de vehículos se considera una cancelación parcial.
• Al cancelar la reserva completa se aplica el plazo de aviso más largo.
• Cada vehículo cancelado dentro de su plazo de aviso genera su cargo individual.

Modificaciones vs. cancelaciones

Distinguimos entre modificaciones y cancelaciones para ofrecer flexibilidad siempre que sea posible:

• Cambios en la hora de recogida: sin cargo si la disponibilidad del vehículo y del chófer lo permite.
• Cambios de destino: la tarifa se ajusta si la distancia difiere significativamente.
• Mejoras de vehículo: se aplica la diferencia de tarifa; los cambios a una categoría inferior están sujetos a disponibilidad.
• Cambio de tipo de vehículo: sujeto a los términos de cancelación del vehículo original si reduce los requisitos de aviso.
• Cambios de fecha: se consideran una cancelación y una nueva reserva; se aplican los plazos de aviso.

Tenga en cuenta: cualquier cambio puede afectar el costo final y dar lugar a una tarifa de viaje revisada. Los cambios de último momento durante la temporada alta o eventos importantes no pueden garantizarse.

Política de ausencias (no-show)

Una reserva se considera una ausencia (no-show) cuando el o los pasajeros no se presentan en el lugar de recogida designado y no se ha recibido comunicación previa.

La tarifa por ausencia equivale al costo total del viaje más los cargos por tiempo de espera aplicables. Para evitar una tarifa por ausencia, llame de inmediato al +1 (202) 787-3922 si no localiza su vehículo o a su chófer.

Tiempo de espera de cortesía

Los siguientes períodos de cortesía están incluidos antes de que comiencen los cargos por tiempo de espera:

• Recogidas en aeropuerto: 15 minutos después del aterrizaje de la aeronave (vuelos nacionales e internacionales).
• FBO / aviación privada: 30 minutos después del aterrizaje de la aeronave.
• Todas las demás recogidas: el tiempo de espera comienza a la hora de recogida programada.

El tiempo de espera posterior al período de cortesía se factura en incrementos de 15 minutos. Para reducir los cargos por espera en recogidas en aeropuerto, puede solicitar la llegada del chófer entre 15–45 minutos después del aterrizaje.

Depósitos y prepago

Los requisitos de depósito varían según el tipo de vehículo:

• Sedanes, SUV: no se requiere depósito para cuentas establecidas.
• Vans, minibuses: depósito del 50% al reservar.
• Autocares: depósito del 50% al reservar; el saldo vence 7 días antes.
• Clientes nuevos: se requiere el prepago total o una tarjeta de crédito registrada.
• Eventos especiales: según lo especificado en la confirmación de la reserva.

Los depósitos no son reembolsables si la cancelación se produce dentro del plazo de aviso. Para cancelaciones fuera del plazo de aviso, los depósitos son totalmente reembolsables o pueden aplicarse a una reserva futura.

Cancelaciones de cuentas corporativas

Las cuentas corporativas con acuerdos marco de servicios pueden tener términos de cancelación personalizados según lo especificado en su contrato. La política estándar se aplica salvo que se documente lo contrario.

Los reservantes autorizados de las cuentas corporativas pueden cancelar reservas en nombre de los pasajeros. Las confirmaciones de cancelación se envían tanto al reservante como al pasajero registrado.

Sustitución de vehículos

En circunstancias excepcionales, podemos necesitar sustituir un vehículo por otro de clase igual o superior debido a problemas mecánicos o conflictos de programación. Si no podemos ofrecer una sustitución adecuada y usted decide cancelar, no se aplica ningún cargo por cancelación.

Se le notificará cualquier sustitución lo antes posible y se solicitará su aprobación antes de confirmar el cambio. Las sustituciones no modifican el plazo de aviso de cancelación aplicable.

Propinas en reservas canceladas

Las propinas prepagadas son totalmente reembolsables en las reservas canceladas, independientemente del momento de la cancelación. Si ha prepagado una propina y su reserva se cancela dentro del plazo de aviso, la propina se reembolsa y el cargo por cancelación se aplica únicamente a la tarifa base.

Cómo disputar un cargo por cancelación

Si considera que un cargo por cancelación se aplicó por error, comuníquese con nuestro equipo de reservas dentro de los 30 días posteriores a la fecha del cargo. Incluya su número de confirmación de reserva y cualquier documentación que respalde su reclamación.

Las disputas se revisan en un plazo de 5 días hábiles y se le notificará el resultado por correo electrónico. Los ajustes aprobados se procesan en un plazo de 7–10 días hábiles.

Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable por cancelaciones o incumplimientos debidos a circunstancias fuera de su control razonable, incluidos, entre otros, desastres naturales, actos de terrorismo, acciones gubernamentales, disturbios civiles, pandemias o fallas de infraestructura que afecten los desplazamientos.

En tales casos, trabajaremos con usted para reprogramar el servicio u ofrecerle un reembolso completo, según su preferencia.

Actualizaciones de la política

Esta política de cancelación puede actualizarse periódicamente para reflejar requisitos operativos o estándares del sector. Los cambios entran en vigor para las reservas realizadas después de la fecha de actualización. Las reservas existentes permanecen sujetas a la política vigente en el momento de la reserva. Los cambios significativos de la política se comunican a los clientes activos por correo electrónico.

Política vigente a partir de enero de 2026. Los términos están sujetos a cambios con previo aviso.

¿Preguntas sobre su reserva?

Nuestro equipo de reservas está disponible para ayudarle con cualquier consulta sobre su reserva o esta política.