Politique d'annulation

Préavis d'annulation par type de véhicule

Les délais de préavis d'annulation dépendent du type de véhicule réservé. Les annulations doivent être soumises par écrit, par e-mail ou via votre portail client.

Berlines et SUV — préavis de 24 heures

Les berlines exécutives et les SUV de luxe peuvent être annulés sans frais si le préavis est donné au moins 24 heures avant l'heure de prise en charge prévue.

Comprend la Mercedes Classe S, le Suburban et véhicules similaires.

Vans et minibus — préavis de 48 heures

Les réservations de vans et de minibus requièrent un préavis minimum de 48 heures pour une annulation sans frais, en raison de la disponibilité limitée de la flotte et des contraintes de planification.

Comprend les vans Sprinter et les minibus de 23 à 40 passagers.

Autocars — préavis de 7 jours

Les réservations d'autocars de grande capacité requièrent un préavis de 7 jours. Ces véhicules impliquent une planification logistique importante, l'organisation des chauffeurs et un engagement anticipé.

Comprend les autocars de 41 à 56 passagers.

Coordinateurs et facilitateurs d'événements — préavis de 7 jours

Le personnel de coordination d'événements et de facilitation du transport requiert un préavis de 7 jours en raison de la planification du personnel et de la préparation des événements.

Comprend les coordinateurs sur site et les responsables de transport.

Habilitation de sécurité et déplacements accrédités

Pour les déplacements nécessitant la transmission préalable des informations du chauffeur (sites gouvernementaux, ambassades, bases militaires, lieux sécurisés, etc.), le délai de préavis d'annulation s'aligne automatiquement sur la date limite de soumission des accréditations. Une fois les informations du chauffeur soumises au client ou au lieu pour habilitation, des frais d'annulation s'appliquent.

Exemple : si un client exige les accréditations du chauffeur trois jours à l'avance, le délai d'annulation devient de trois jours — quel que soit le type de véhicule — afin de garantir l'engagement et la planification du chauffeur.

Frais d'annulation

Lorsque les annulations interviennent dans le délai de préavis requis, les frais suivants s'appliquent :

• Annulation avec un préavis inférieur au délai requis : 100 % du tarif confirmé.
• Absence sans communication préalable : 100 % du tarif confirmé.
• Annulation partielle de réservations à plusieurs véhicules : tarif ajusté en conséquence.
• Modification de l'heure de prise en charge ou de la destination : sans frais lorsque nous pouvons l'accommoder.

Demandes de modification de dernière minute

Nous savons que des changements de dernière minute peuvent survenir, et nous ferons toujours de notre mieux pour les accommoder. Nos plannings sont préparés 24 heures à l'avance, chaque chauffeur et véhicule étant soigneusement affecté à votre réservation — c'est cette planification anticipée qui nous permet d'offrir le service fluide et fiable que vous attendez.

Nos plannings étant généralement figés 24 heures avant la prise en charge, les demandes de modification formulées dans les 12 heures peuvent être difficiles à satisfaire. Bien que nous fassions tout notre possible pour ajuster ou organiser un autre chauffeur, la disponibilité ne peut être garantie. Si nous ne pouvons pas accommoder vos changements, votre réservation initiale reste en vigueur et le tarif confirmé intégral s'applique. Pour nous donner les meilleures chances de vous servir, veuillez soumettre toute modification au moins 12 heures avant la prise en charge prévue.

Dispositions en cas de retard ou d'annulation de vol

Pour les prises en charge à l'aéroport, nous surveillons l'état des vols et ajustons automatiquement les heures de prise en charge. Aucuns frais d'annulation ne s'appliquent lorsque les vols sont retardés, déroutés ou annulés par le transporteur. Les frais d'attente débutent 15 minutes après l'atterrissage (30 minutes pour l'aviation privée / FBO). Veuillez vous assurer que votre réservation comporte des informations de vol exactes.

Réservations pour événements spéciaux

Les événements à forte demande peuvent exiger un préavis d'annulation prolongé au-delà des délais standard par type de véhicule, en raison de la disponibilité limitée et de l'engagement anticipé des ressources. Les conditions spécifiques sont communiquées au moment de la confirmation de la réservation.

Les événements soumis à une politique d'annulation modifiée incluent l'investiture présidentielle, les réunions de la Banque mondiale / du FMI, la Formule 1, le Super Bowl, les dîners d'État et les grandes conférences.

Traitement des remboursements

Les remboursements approuvés pour les réservations prépayées sont traités sous 5 à 7 jours ouvrés sur le mode de paiement initial. Les comptes d'entreprise disposant de conditions de facturation établies reçoivent un crédit appliqué au solde de leur compte.

Conditions météorologiques et d'urgence

En cas d'intempéries graves, d'urgences déclarées par les autorités ou de conditions compromettant la sécurité du transport, les réservations peuvent être annulées ou reprogrammées sans pénalité par l'une ou l'autre des parties. Nous ferons tout notre possible pour assurer le service ou proposer des solutions de remplacement lorsque les conditions le permettent.

Frais et suppléments additionnels

Les frais suivants peuvent s'appliquer à votre réservation en plus du tarif de base. Tous les frais sont détaillés sur votre relevé de facturation.

Temps d'attente (trajets aller simple uniquement)

Le temps d'attente correspond à la durée entre l'heure de prise en charge prévue et le moment où vous montez à bord du véhicule. Il est facturé par tranches de 15 minutes afin de compenser le temps du chauffeur pendant que le véhicule est à l'arrêt.

• Prises en charge à l'aéroport : le décompte commence 15 minutes après l'atterrissage de l'appareil.
• Prises en charge en FBO : le décompte commence 30 minutes après l'atterrissage de l'appareil.

Conseil : demandez l'arrivée du chauffeur 15 à 45 minutes après l'atterrissage afin de réduire les frais d'attente.

Frais de mise en place (garage à garage)

Votre réservation reflète l'engagement complet du chauffeur — depuis son départ pour rejoindre votre lieu de prise en charge jusqu'à son retour après votre dépose. Cela garantit que votre véhicule et votre chauffeur sont exclusivement dédiés à votre service.

Pour les réservations à l'heure, des frais de mise en place d'un minimum de 1 heure s'appliquent. Pour les trajets aller simple, les frais de mise en place ne s'appliquent que lorsque la prise en charge et la dépose se situent toutes deux en dehors de notre zone de service principale.

Frais d'arrêts supplémentaires (trajets aller simple uniquement)

Un arrêt désigne tout lieu intermédiaire entre votre point de prise en charge et votre destination finale où le véhicule s'immobilise pour la prise en charge ou la dépose d'un passager, ou pour une brève course. Chaque arrêt comprend une période de franchise de 5 minutes.

• Berline Business : $25
• SUV Business : $30
• SUV de luxe : $45
• Berline de luxe : $55

Maximum de 2 arrêts par transfert ; des arrêts supplémentaires nécessitent une réservation à l'heure.

Frais d'heure matinale / tardive — $40

S'applique à toutes les réservations dont l'heure de prise en charge se situe entre minuit (00:00) et 6 h 00. Ces frais compensent les chauffeurs pour le travail effectué durant les heures nocturnes, normalement consacrées au repos.

Supplément jours fériés — 25% du tarif

S'applique aux trajets effectués lors des principaux jours fériés américains : le Jour de l'An, le Memorial Day, le 4 juillet, le Labor Day, Thanksgiving et le jour de Noël. Ce supplément compense les chauffeurs qui travaillent les jours fériés alors qu'ils seraient autrement auprès de leur famille. Le supplément est calculé sur le tarif, les frais d'arrêts et le temps d'attente.

Siège auto pour enfant — $40 par siège

Des sièges auto pour nourrissons et jeunes enfants sont disponibles sur demande, sous réserve des stocks. Ces frais couvrent l'entretien et la désinfection des sièges entre chaque utilisation. Les parents et tuteurs sont responsables de l'installation ; les chauffeurs ne peuvent pas installer les sièges enfants en raison des restrictions de l'assurance responsabilité civile.

Accueil personnalisé (Meet & Greet) — $25

Votre chauffeur entre dans le terminal de l'aéroport et vous accueille à la zone de retrait des bagages ou aux arrivées, muni d'un panneau à votre nom, et vous assiste avec vos bagages. Le service standard est une prise en charge en bordure de trottoir dans la zone des arrivées, à l'extérieur du terminal.

Mise en place FBO — $40

S'applique à tous les trajets aller simple avec prise en charge dans un terminal d'aviation privée (Fixed Base Operator). Les heures d'arrivée des appareils privés pouvant varier, votre chauffeur est positionné au FBO 30 minutes avant l'arrivée prévue afin de garantir sa disponibilité dès votre atterrissage.

Frais d'aéroport — variables selon l'aéroport

Les aéroports facturent aux prestataires de transport terrestre l'accès à leurs installations. Ces frais obligatoires sont répercutés afin de couvrir les permis aéroportuaires, les droits d'accès et la réglementation applicable aux véhicules commerciaux. Exemple : $10 pour DCA et IAD.

Péages et stationnement — au prix coûtant

Tous les frais de péage (y compris E-ZPass) ou de stationnement engagés durant votre trajet sont répercutés au prix coûtant. Cela comprend les péages sur les itinéraires vers et depuis vos lieux de prise en charge et de dépose, ainsi que le stationnement lorsque le chauffeur doit quitter le véhicule (par exemple, accueil personnalisé, accès à un bâtiment).

Supplément H.C.S.A. — 10–50%

Supplément pour zone de service à coût élevé (High Cost Service Area), appliqué au service dans certaines villes et certains marchés. Ce supplément couvre la rémunération plus élevée des chauffeurs, l'augmentation des coûts d'exploitation et les primes d'assurance plus importantes dans ces régions.

Récapitulatif de facturation

Tous les montants et frais applicables sont détaillés sur votre relevé de facturation. Certains frais — tels que les péages, le stationnement et le temps d'attente — peuvent être déterminés et ajoutés après la fin du trajet. Tous les tarifs sont calculés et facturés en dollars américains. Les taxes applicables sont facturées conformément à la réglementation.

Service à l'heure et heures supplémentaires

Pour les réservations à l'heure, les règles de facturation suivantes s'appliquent :

• Les trajets à l'heure sont facturés au tarif horaire en vigueur du véhicule choisi.
• Les montants définitifs sont établis sur la base de la durée réelle du trajet, majorée du temps garage à garage (mise en place).
• Le temps est arrondi à la tranche suivante au-delà de 7 minutes après toute période de facturation.

Berlines et SUV — tranches de 30 minutes. Le temps est arrondi à la demi-heure supérieure après la période de franchise de 7 minutes. Exemple : 2 heures 38 minutes sont facturées 3 heures.

Vans et bus — tranches de 1 heure. Tous les services à l'heure en van, minibus et autocar sont facturés par tranches de 1 heure, arrondies à l'heure pleine supérieure après la période de franchise de 7 minutes. Exemple : 4 heures 12 minutes sont facturées 5 heures.

Heures supplémentaires vs temps d'attente

Heures supplémentaires (trajets à l'heure) : lorsque les clients dépassent les heures prévues (réservées), des frais d'heures supplémentaires s'appliquent. Les heures supplémentaires sont facturées au tarif horaire du véhicule selon les tranches indiquées ci-dessus — 30 minutes pour les berlines et SUV, 1 heure pour les vans et bus.

Temps d'attente (trajets aller simple) : les trajets aller simple sont réservés d'un point A à un point B à une heure de prise en charge précise — il n'y a pas d'heures supplémentaires. Si le client est en retard à la prise en charge prévue, des frais de temps d'attente s'appliquent par tranches de 15 minutes afin de compenser le temps du chauffeur pendant que le véhicule est à l'arrêt.

Frais basés sur le temps

Les frais de mise en place et de temps d'attente sont facturés par tranches de 15 minutes, arrondies à la tranche suivante au-delà de 7 minutes. Ces frais sont distincts de la facturation du service à l'heure.

Règles applicables aux frais d'arrêts

Les règles suivantes s'appliquent aux arrêts supplémentaires sur les trajets aller simple (tarif forfaitaire) :

• Les frais d'arrêts s'appliquent uniquement à la tarification forfaitaire — jamais au service à l'heure.
• Les arrêts doivent être « sur l'itinéraire » vers le lieu de dépose (même direction ou zone générale).
• Arrêts dans une zone de service différente (hors zone) : Berline Business $45, SUV Business $55, SUV de luxe $75, Berline de luxe $95 — plus le temps d'attente au-delà de la période de franchise de 5 minutes.
• Les arrêts hors itinéraire lors d'un trajet forfaitaire sont facturés au tarif horaire en vigueur.
• Maximum de 2 arrêts supplémentaires par transfert — davantage d'arrêts nécessitent une réservation à l'heure.
• Si les adresses de prise en charge et de dépose sont identiques avec un arrêt, il s'agit d'un aller-retour avec attente et la réservation doit être effectuée à l'heure.
• Aucun arrêt gratuit n'est prévu sur les réservations aller simple — les frais d'arrêts sont ajoutés automatiquement lors de la réservation.

Politiques de service

• Politique sans pourboire : tous les tarifs incluent la rémunération du chauffeur. Ni Monumental CLS ni nos chauffeurs n'acceptent de pourboires. Aucune partie des montants facturés ne constitue un pourboire ou des frais de service.
• Objets perdus : Monumental CLS décline toute responsabilité en cas de perte ou d'égarement d'effets personnels laissés dans les véhicules.
• Articles interdits : les boissons alcoolisées, les contenants en verre, le tabac, les armes à feu, les explosifs et les feux d'artifice sont interdits dans tous les véhicules.
• Modification des tarifs : tous les tarifs publiés sont susceptibles d'être modifiés sans préavis.

Récapitulatif des délais d'annulation

• Berlines, SUV : préavis de 24 heures — 100% du tarif confirmé si l'annulation intervient dans ce délai.
• Vans, minibus : préavis de 48 heures — 100% du tarif confirmé si l'annulation intervient dans ce délai.
• Autocars : préavis de 7 jours — 100% du tarif confirmé si l'annulation intervient dans ce délai.
• Coordinateurs / facilitateurs d'événements : préavis de 7 jours — 100% du tarif confirmé si l'annulation intervient dans ce délai.
• Événements spéciaux : selon les conditions précisées lors de la réservation — 100% du tarif confirmé si l'annulation intervient dans ce délai.
• Trajets avec habilitation de sécurité / accréditation : le préavis correspond à la date limite de transmission des informations du chauffeur — 100% du tarif confirmé si l'annulation intervient dans ce délai.

Comment annuler une réservation

Toute demande d'annulation doit être soumise par écrit afin de garantir une documentation et une confirmation appropriées. Les moyens acceptés sont les suivants :

• Par e-mail à reservations@moncls.com.
• Via votre portail client en ligne.
• Par demande écrite auprès de votre chargé de compte dédié (comptes entreprises).

Les annulations par téléphone doivent être suivies d'une confirmation écrite dans un délai de 2 heures pour être considérées comme valides. Vous recevrez un numéro de confirmation d'annulation par e-mail.

Calcul du délai de préavis

Le délai de préavis d'annulation est calculé à partir de l'heure de prise en charge prévue, et non de la date de réservation. Toutes les heures sont calculées en heure de l'Est (ET).

Par exemple, si votre réservation de berline est prévue jeudi à 15 h 00, vous devez annuler avant mercredi 15 h 00 pour éviter des frais. Pour un autocar prévu le samedi à 9 h 00, l'annulation doit être reçue au plus tard le samedi précédent à 9 h 00 (7 jours pleins à l'avance).

Réservations multi-véhicules

Lorsqu'une réservation comprend plusieurs types de véhicules, chaque véhicule est soumis à ses propres conditions d'annulation selon son type. Par exemple, une réservation comprenant 2 SUV et 1 van implique un délai d'annulation de 24 heures pour les SUV et de 48 heures pour le van.

• La réduction du nombre de véhicules est traitée comme une annulation partielle.
• Le délai de préavis le plus long s'applique en cas d'annulation de la totalité de la réservation.
• Chaque véhicule annulé dans son délai de préavis entraîne les frais qui lui sont propres.

Modifications vs annulations

Nous distinguons les modifications des annulations afin d'offrir de la flexibilité dans la mesure du possible :

• Changement d'heure de prise en charge : sans frais si la disponibilité du véhicule et du chauffeur le permet.
• Changement de destination : tarif ajusté si la distance diffère de manière significative.
• Surclassement de véhicule : la différence de tarif s'applique ; les déclassements sont soumis à disponibilité.
• Changement de type de véhicule : soumis aux conditions d'annulation du véhicule initial en cas de réduction des exigences de préavis.
• Changement de date : traité comme une annulation suivie d'une nouvelle réservation ; les délais de préavis s'appliquent.

Veuillez noter : toute modification peut affecter le coût final et entraîner une révision du tarif du trajet. Les modifications de dernière minute en haute saison ou lors d'événements majeurs ne peuvent être garanties.

Politique en cas de non-présentation

Une réservation est considérée comme une non-présentation lorsque le ou les passagers ne se présentent pas au lieu de prise en charge désigné et qu'aucune communication préalable n'a été reçue.

Les frais de non-présentation correspondent au coût total du trajet, majoré des frais de temps d'attente applicables. Pour éviter des frais de non-présentation, veuillez appeler immédiatement le +1 (202) 787-3922 si vous ne parvenez pas à localiser votre véhicule ou votre chauffeur.

Temps d'attente offert

Les périodes de franchise suivantes sont incluses avant le début de la facturation du temps d'attente :

• Prises en charge à l'aéroport : 15 minutes après l'atterrissage de l'appareil (vols intérieurs et internationaux).
• FBO / aviation privée : 30 minutes après l'atterrissage de l'appareil.
• Toutes les autres prises en charge : le temps d'attente commence à l'heure de prise en charge prévue.

Le temps d'attente au-delà de la période de franchise est facturé par tranches de 15 minutes. Pour réduire les frais d'attente lors des prises en charge à l'aéroport, vous pouvez demander l'arrivée du chauffeur 15 à 45 minutes après l'atterrissage.

Acomptes et prépaiement

Les exigences d'acompte varient selon le type de véhicule :

• Berlines, SUV : aucun acompte requis pour les comptes établis.
• Vans, minibus : acompte de 50% à la réservation.
• Autocars : acompte de 50% à la réservation ; solde exigible 7 jours avant.
• Nouveaux clients : prépaiement intégral ou carte bancaire enregistrée requis.
• Événements spéciaux : selon les conditions précisées lors de la confirmation de réservation.

Les acomptes ne sont pas remboursables si l'annulation intervient dans le délai de préavis. Pour les annulations effectuées en dehors du délai de préavis, les acomptes sont intégralement remboursables ou peuvent être appliqués à une réservation future.

Annulations des comptes entreprises

Les comptes entreprises disposant d'un contrat-cadre de services peuvent bénéficier de conditions d'annulation personnalisées, telles que précisées dans leur contrat. La politique standard s'applique sauf disposition contraire documentée.

Les personnes autorisées à réserver figurant sur les comptes entreprises peuvent annuler des réservations au nom des passagers. Les confirmations d'annulation sont envoyées à la fois à la personne ayant effectué la réservation et au passager enregistré.

Substitution de véhicule

Dans de rares circonstances, nous pouvons être amenés à substituer un véhicule de catégorie égale ou supérieure en raison de problèmes mécaniques ou de conflits de planification. Si aucune substitution appropriée ne peut être proposée et que vous choisissez d'annuler, aucuns frais d'annulation ne s'appliquent.

Vous serez informé de toute substitution dans les meilleurs délais, et votre accord sera sollicité avant la confirmation du changement. Les substitutions ne modifient pas le délai de préavis d'annulation applicable.

Pourboire sur les réservations annulées

Tout pourboire prépayé est intégralement remboursable en cas d'annulation de la réservation, quel que soit le moment de celle-ci. Si vous avez prépayé un pourboire et que votre réservation est annulée dans le délai de préavis, le pourboire est remboursé tandis que les frais d'annulation s'appliquent uniquement au tarif de base.

Contester des frais d'annulation

Si vous estimez que des frais d'annulation ont été appliqués par erreur, veuillez contacter notre équipe de réservation dans les 30 jours suivant la date de facturation. Joignez votre numéro de confirmation de réservation ainsi que tout document à l'appui de votre contestation.

Les contestations sont examinées sous 5 jours ouvrables, et vous serez informé de la décision par e-mail. Les ajustements approuvés sont traités sous 7 à 10 jours ouvrables.

Force majeure

Aucune des parties ne saurait être tenue responsable des annulations ou des manquements résultant de circonstances échappant à son contrôle raisonnable, y compris, sans s'y limiter, les catastrophes naturelles, les actes de terrorisme, les décisions gouvernementales, les troubles civils, les pandémies ou les défaillances d'infrastructures affectant les déplacements.

Dans de telles situations, nous travaillerons avec vous pour reprogrammer le service ou vous accorder un remboursement intégral, selon votre préférence.

Mises à jour de la politique

La présente politique d'annulation peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les exigences opérationnelles ou les normes du secteur. Les modifications prennent effet pour les réservations effectuées après la date de mise à jour. Les réservations existantes demeurent soumises à la politique en vigueur au moment de la réservation. Les modifications importantes de la politique sont communiquées aux clients actifs par e-mail.

Politique en vigueur à compter de janvier 2026. Les conditions sont susceptibles d'être modifiées moyennant préavis.

Des questions sur votre réservation ?

Notre équipe des réservations se tient à votre disposition pour toute question concernant votre réservation ou cette politique.